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策划大型活动事项和活动策划搭建的因素

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来源:礼仪网网址:http://www.liyiwang.net

  策划大型活动事项。

  1.举办活动应本着讲求实效,突出特色的原则,避免雷同,重复。

  2.活动应及早筹划与确定,邀请国外,境外人士前来参加活动,至少于半年前发出邀请,寄送项目说明资料。

  3.会务准备时列出物资清单为佳,同时派专人落实和保管,以免遗忘或者遗失。

  4.一般要准备主席台领导席卡,主持人席卡和签到席席卡,矿泉水,主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印),笔,鲜花,研会旗帜,国歌磁带等。

  5.大型活动还须设签到席,派专人负责签到。

  6.由多个机构共同举办的活动,要事先明确各自职责分工,避免多头指挥,多头对外。

  7.确定开幕时间应充分考虑当地交通,气候及工作习惯等因素,开幕式尽量按原定时间举行,避免时间过长。

  8.一般至少需要提前2小时进入会场,留足布置会场的时间,与会人员需要提前半小时开始入场。

  9.领导嘉宾需要事先联系好小的会议室,提前到者先引导到小会议室休息,活动正式开始时再引导入会场.。

  10.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份(请礼仪小姐担任主持人除外)。

  11.礼仪公司开幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多,在介绍“出席××活动的领导,贵宾”中,不应包括主办单位的领导人,应是外宾,外单位领导人,一般情况下各主办单位领导应排在宾客后面(主办单位领导是国家领导人的则应先报),如有外国驻华大使参加的,其位置则应提前(因其是外国元首的代表)。

  12.开幕式剪彩活动能免则免,确需安排剪彩活动的,剪彩人不宜多,为节约起见,应以彩带代替绸带。

  13.在开场称呼中,可按国际惯例称“女士们,先生们”,或“贵宾们,女士们,先生们”,后面不必再加“朋友们,同志们”。

  14.讲话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳,以节省鼓掌时间,使用现场翻译时,应尽量控制场面,使讲话人与译员相配合,不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌,应而在翻译完后中外双方共同鼓掌,以示对外宾的尊重。

  15.所借的音响设备必须事先调试,确保万无一失,如有必要,还要准备录音笔。

  mp3等现场录音设备(也须调试),并安排专人负责。

  16.考虑到翻译上的困难,讲话中避免使用国内工作中常用的缩略语或惯用语,礼仪公司如“三改一加强”,“扫黄打非”等)或引用古诗,谚语。

  17.对外讲话中(含文件,资料),宜用“”,“”等。

  18.如果现场需要播放ppt,需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑,放至桌面文件夹,并按次序加前缀,需要事先调试投影仪位置,调试好分辨率等。

  19.大型活动需事先制作议程PPT,一项议程一页PPT,字体大一点,可适当配相关图片,配合主持人介绍时播放议程PPT,注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异,字体颜色和背景色间的对比可能需要调整.。

  20.介绍地方或企业情况时,要突出重点,语言简练,一忌长篇大论,由古至今,人文地理,面面俱到,二忌数字堆砌(如有必要,可提供文字资料)。

  21.研讨会不同于报告会,领导人讲话,主题演讲人不宜长篇发言,研讨会不应片面追求人数规模,而应主题明确,主持人和演讲人要有一定水平,能引起讨论,研讨会提问(含出访时对方介绍情况后提问),要尽量简明具体,不必多说客套话。

  22.介绍招商项目时,不宜以我方预计生产规模及投资数作过于准确的描述,如“生产规模125万吨,预礼仪公司计投资1650万元”等,一是实际数字不可能如此精确,二是生产规模和投资额应与投资者商定。

  23.重要活动中,要适时提醒出席者关掉手机,寻呼机,或将其调至静音状态。

  24.拜访国外机构时,应提前进行联系,确认,说明拜访目的,一经确认,应如约赴会,拜访(含出席宴请)人数有增减,都应提前通知对方。

  25.组织出国展览应事先进行市场调研,了解当地产品供需情况,参展企业和产品要有一定代表性,避免参展的同类产品互相压价竞争。

  活动策划搭建需要考虑的几点因素:。

  一,可信度。

  在进行活动的策划时,人们首先需要考虑的就是活动的可行度的问题,活动没有一定的可行度,相信也不会有吸引力,这样就不能达到活动原先设想的效果了。

  二,吸引力。

  活动在举办时吸引力是直接影响人们是否来参加的决定因素,因素在举办活动时不可忽视这个问题,在实现进行活动策划时首先需要解决的就是这个问题。

  三,关联度。

  活动策划内容要和活动本身目的紧密衔接,要擅长于整和关联性较强的事情以及关联的资源,活动推广没有关联性是十分天真和蹩脚的策划。

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